Login
. Федеральное государственное бюджетное научное учреждение "Приморский научно-исследовательский институт сельского хозяйства"

Тайм-менеджмент, или защита в срок

Многие  сталкиваются с проблемой нехватки времени, загруженности, когда накапливается столько дел, что просто не знаешь, за какое из них взяться в первую очередь, поскольку все они, на первый взгляд, кажутся важными и неотложными. Чтобы решить эту проблему, нужно научиться правильно организовывать своё время. Собственно, для этого и существует тайм-менеджмент, или организация времени.

Тайм-менеджмент - это сознательный контроль за временем, затрачиваемым человеком на выполнение определённых видов деятельности. При этом намеренно увеличиваются как эффективность, так и продуктивность.

Для реализации целей управления временем существует ряд инструментов, о которых все знают, но мало кто использует: постановка целей, планирование, умение делегировать обязанности, анализ затраченного времени, расстановка приоритетов и составление списков.

Существует даже такое правило 6 «П», согласно которому «правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели». Обязательным условием является предварительное планирование всех дел на бумаге, поскольку достаточно много времени у нас уходит на то, чтобы ответить на вопрос «А что я ещё хотел сегодня сделать…?»

Согласно статистике, уже в первый день использования намеченного плана на день увеличит производительность труда на 25%! Кроме того, придя на работу Вам не нужно думать над тем, с чего бы начать, поскольку план уже составлен.

Очень важным моментом является вычёркивание выполненных задач, поскольку это приносит ощущение глубокого морального удовлетворения и зарядит энергией для дальнейшей работы.

Для того, чтобы выполнить сложную задачу, можно разделить её на мелкие подзадачи. Существует такое «дерево решений», где самим деревом является основная задача, а ветви – это маленькие подзадачи. Причём «ветвить» дерево нужно до тех пор, пока весь процесс не окажется простым.

В тайм-менеджменте есть ещё одно очень хорошее правило под названием «10/90», согласно которому 10% времени, которое необходимо затратить для планирования выполнения задачи, в последствии сэкономит Вам 90% времени при её  решении!

Проблема многих заключается не только в неумении спланировать дела, но и в распылении на множество мелких дел, которые мешают решать главную задачу. Другими словами, для того, чтобы эффективно управлять временем, нужно расставить приоритеты и определить важные и второстепенные дела. Чтобы отличить одно от другого, достаточно представить себе последствия в случае невыполнения той или иной задачи. Если они окажутся серьёзными – значит это и есть главная!

Поскольку времени в любом случае не хватит на все дела, можно прибегнуть к закону «принудительной эффективности», который гласит, что времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Соответственно необходимо собраться и сделать сначала то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Ещё одной распространённой ошибкой является откладывание неприятных, тяжёлых дел на потом. Есть такая притча: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день. Если сравнить такое неприятное, но очень важное дело с лягушкой, становится понятным, что откладывание его приводит к эмоциональному перенапряжению, в результате чего снижается и общая работоспособность, и настроение. Поэтому нужно просто взять, и сделать его, без лишних размышлений. И, поверьте, когда этот груз спадёт с Ваших плеч, Вы тут же почувствуете прилив энергии и чувство удовлетворения.

Вы когда-нибудь задумывались над волшебной силой слова «нет»? А между тем вежливое и своевременное его использование может сэкономить уйму времени! Безусловно, всегда следует быть осторожным в его использовании и употреблять это слово так, чтобы человек, к которому оно адресовано, понимал, что отказ относится не к нему лично, а только лишь к его просьбе.

Другим не менее важным и неожиданным инструментом, позволяющим сэкономить до 30℅! рабочего времени, является мусорная корзина! Поскольку примерно это количество времени тратится на поиск нужной бумаги на столе, заваленном хламом. Соответственно, если Вы хотите более эффективно использовать рабочее время – содержите стол в чистоте!

Выполнение этих простых, но очень эффективных правил поможет Вам грамотно распоряжаться своим временем. Поэтому чем раньше Вы приучите себя жить по ним, тем выше вероятность добиться успеха в короткие сроки.

 

Целевое планирование (постановка задач, постановка целей, тайм-менеджмент, способствующие факторы)

 У Вас есть цель? А как ее достичь? Понятно, что выполнить  саму цель нельзя, но можно сделать то, что позволяет ее достичь. А это требует  последовательной поэтапной работы. Цель  без плана остается только целью. У  многих людей есть идеи, намерения, мечты, которые никогда не сбудутся. Не сбудутся потому, что эти люди не видят пути для их осуществления.

Претворить в жизнь задумки и достичь желаемого позволяет планирование.

Целевое планирование особенно полезно для успешного продвижения по карьерной лестнице, поиска и выбора работы, основания и продвижения собственного дела. В правильном плане определены мотивы и результаты действий на каждом этапе. Возможно, с указанием четких временных  интервалов выполнения шагов, если цель этого требует. Итак, план составляется только после выбора и четкого определения цели.

Для достижения масштабной краткосрочной цели нужен подробный пошаговый план с жесткими временными рамками, а для достижения цели в личной жизни более применимо планирование на 5-10 лет. Структурирование плана зависит от личных предпочтений. Скурпулезный человек предпочтет максимально детализированный план, а человек с  развитой интуицией – гибкое  планирование. Облегчить работу можно, если разделить обязанности и четко определить, что Вы сами делаете, а что делегируете другим (если они есть). Выберите удобный для себя вариант или адаптируйте существующие варианты под себя.  Не зачем использовать сложные схемы, если это только усложнит Вашу работу. Но если Вам нужно прописать все нюансы до мельчайших подробностей – делайте это.

Три слона, на которых все держится:

1. Четко определенная цель.

2. Последовательные этапы ее достижения с четким определением задач и ожидаемых результатов на каждом из них,

3. Цель ничем не ограничивается. При правильно построенной стратегии достижимо все.

      Если запланированный этап слишком большой, лучше разбить его на несколько последовательных элементов. Например, Вы хотите достать что-то с верхней полки шкафа, но не достаете. Вводим более мелкие элементы: найти стремянку/ стул, принести стремянку/ стул к шкафу, забраться на  стремянку, взять нужную вещь, унести стремянку.

Полезно ставить себе вопрос наоборот: «Что должно произойти прежде, чем это осуществится?».

            Удобно использовать такой способ принятия решения, как квадрат Декарта:

Что будет, если я получу это

Что будет, если я НЕ получу это

Чего НЕ будет, если я получу это

Чего НЕ будет, если я НЕ получу это

Так анализируется каждый этап.

Шаг 1: четко определить цель

Моя цель

Оценка

Сроки


 


 


 

Ответьте на вопросы:

1. Запишите на лист бумаги Вашу цель. Объясните цель настолько четко, чтобы была понятна каждому человеку.

2.Укажите, по каким критериям (меры, стандарты, шкалы), Вы сможете определить, что она достигнута.

3.Зафиксируйте точные сроки, даже если это 10 лет.

4.Ответьте сами себе: какие факторы приведут Вас к этой цели? Перечислите их.

Шаг 2: четко выделите те факторы, которые позволят Вас достичь Вашей цели

Необходимые факторы

Оценка

Сроки


 


 


 

Ключевые вопросы:

1.Выделите и проанализируйте те факторы, которые приведут Вас к цели.

2.Если необходимо, исследуйте эти факторы, чтобы избежать самообмана и «угадывания» их роли.

3.Перечислите эти факторы  и объясните их так, чтобы это было понятно любому несведущему человеку.

4.Заполните для каждого из этих факторов графы «Оценка» и «Сроки»

5.А теперь спросите себя: « Какие способствующие факторы уже есть или еще должны быть получены для реализации этого шага?»

Шаг 3: способствующие факторы

Так как для каждого необходимого фактора может быть несколько способствующим, Ваш план начнет разрастаться , как ветви дерева. Но это позволит легко сделать шаг назад при необходимости

Способствующие факторы

Оценка

Сроки


 


 


 

Задачи:

1. Проанализируйте выявленные способствующие факторы.

2. Если нужно, проводите  исследование этих факторов.

3. Перечислите и четко прозрачно объясните все способствующие факторы  и снова так, чтобы это было понятно кому угодно.

4. Для своего удобства, Вы можете разукрасить строки или ввести ссылки.

5. Заполните графы « Оценка» и «Сроки».

6. Проанализируйте, какие способствующие факторы нужны, чтобы реализовать этот этап.

7. После того, как Вы составили свой план, Вы можете работать с ним на любом уровне.

8. Анализируйте и адаптируйте план по необходимости: добавляйте новые выявленные факторы, как только их обнаружите, и продумывайте, как их включить в Ваш план.

9. Для наглядности можно использовать диаграмму Ганта.

Приведенная схема−только пример. Добавляйте или удаляйте элементы в зависимости от ситуации, с которой Вы работаете. Например, если на третьем шаге оказалось, что способствующих факторов еще нет или получить их пока не удается, вводите четвертый шаг.          И найдите возможности.

Итак, план составляется сверху вниз (от цели), а реализуется – снизу вверх (к цели).

1. Начните с четкого определения цели.

2. Определитесь, как достичь эту цель.

3. Раздробите путь достижения на посильные реально осуществимые этапы.

4. Убедитесь, что каждый из перечисленных элементов связан с достижением цели.

5. Проверьте, что способствующие факторы достижимы по размаху и времени. Если нужно, проведите исследование.

Успех по большому счету основан на четком понимании того, что нужно для его достижения.

Способствующими факторами могут быть:

  • • ресурсы,
  • • инструменты,
  • • знания,
  • • опыт,
  • • квалификация,
  • • репутация
  • • контакты
  • • стиль
  • • навыки
  • • решения и обязательства
  • • переоценка приоритетов
  • • отношение и перспективы
  • • поощрение и поддержка
  • • время и пространство
  • • зрелость и мудрость
  • • энергия и энтузиазм
  • • определение и настойчивость
  • • деньги и другие активы
  • • ошибки и неудачи (они полезны, так как помогают оценить работу выстроенной системы).

       Как видите, все довольно просто. Поэтому точно сформулируйте свою цель− с помощью этого метода Вы её достигните.

(По материалам СМИ)


При публикации любого материала, размещенного на данном ресурсе, ссылка на первоисточник обязательна!

Приморский НИИСХ © 2009-2016. Все Права Защищены.

admin@primnii.ru